رؤية جديدة لتجنب فشل تطبيق مشاريع حلول الأعمال - إي أر بي

من خلال مراجعتي لتفاصيل تطبيق مشاريع الـ إي أر بي في السنوات العشرة الأخيرة لاحظت عدة عوامل مشتركة في المشاريع الناجحة والتي قامت نت سوفت أو أحد الشركات الأخرى بتطبيقها وكذلك عوامل مشتركة للمشاريع المتعثرة أو التي فشلت، قمت بعمل دراسة سابقا عن أسباب الفشل المنتشرة على الإنترنت وراجعت المنشورات والعروض التي كنت أقوم بها لعملاء كثيرين في مراحل متعددة من إدارتي لنت سوفت ولكني توصلت لوجود أسباب للفشل لم يتم التعرض لها سابقا وهي في رأيي السبب الرئيسي في تعثر كثير من المشاريع التي إطلعت عليها سواء في نت سوفت أو خارج نت سوفت، وسوف أقوم من خلال هذه الدراسة بعرض الأسباب التقليدية والمتداولة ومن ثم بتقديم رؤية جديدة لأهم الاسباب الغير تقليدية والتي تسببت بشكل مباشر في تعثر وفشل كثير من المشاريع إن لم يكن معظم المشاريع التي اطلعت عليها، مع العمل أن نسبة الفشل العالمية لتطبيقات حلول الاعمال تجاوزت الخمسة والسبعون بالمائة وأن عدم تحقيق أهداف تطبيق حلول الأعمال يعتبر فشل حتى لو تم تطبيقة جزئيا،

يجمع معظم الخبراء وأصحاب التجربة أن النقاط التالية يجب توفرها لتفادي فشل تطبيق أي مشروع أي أر بي وهي:

1- دعم كامل من الإدارة التنفيذية

2- تبني المشروع من قبل المشتخدمين والإدارة

3- إدارة التغيير

4- تعريف متطلبات واضحة

5- تخطيط جيد ومناسب

6- توقعات واقعية للنتائج

7- محطات فحص قصيرة المدى لمراحل المشروع

8- فريق عمل قادر على إدارة وتشغيل النظام

9- فريق عمل محترف لتطبيق النظام

10- إتباع منهجية تطبيق وتوثيق مجربة،

جميع ما سبق هو أغلب ما يتم تداولة وفحصة لتلافي فشل أي مشروع حلول أعمال، وطبعا هناك فهم مختلف لبعض النقاط أعلاه من شخص إلى أخر حسب تجربة كل منهم وهذا بحد ذاته يعتبر تحدي واضح، حيث أن النقاط أعلاه تتفاوت بنسب مختلفة في كل بيئة حسب متغيرات كثيرة، ولكن دعني أقول أن توفر النسبة المناسبة من كل موضوع قد يوفر بيئة نجاح مناسبة للمشروع.

هل هذا كل شييء؟ طبعا لا

هناك أسباب يعتبرها البعض الأهم وهي اسباب قاتلة لأي مشروع ويجب أخذها بعين الإعتبار وإلا فالمشروع محكوم عليه بالفشل قبل ان يبدأ وهذه الاسباب هي:

1- إدارة التغيير لدى المستخدمين

2- كفاءة فريق العمل

3- جاهزية البيانات

وقد تكون هذه النقاط هي أهم النقاط القاتلة للمشروع من وجهة نظر البعض وقد تكون أقل أهمية من وجهة نظر البعض الأخر وهي تشترك في بعضها مع النقاط العشر الأولى، ولذلك أعتبر أن وجود أسباب متعددة دليل على وجود خبرات متنوعة لتجارب مختلفة وهذا هو التحدي الحقيقي وهو أنك لن تستطيع أن تحدد سبب رئيسي يمكن تعميمه وبالتالي يمكن تفاديه أو الإهتمام به لتفادي الفشل.

مما سبق أعلاه أستطيع أن ألخص أن الأسباب أعلاه هي أسباب مهمة ولكن لن تستطيع أن تتعامل معها وأنت في طور البدء في مشروع وبالتالي لن تستطيع أن تضع هذه النقاط وتتأكد من جاهزيتها لأنها لا تمتلك بحد ذاتها إلى شرح لطبيعة التحدي بداخلها فإذا أخذنا مثالا إدارة التغيير وأنت لم تر مشاكل أو معاناة في مشاريع متعددة سابقة فإنك لن تستطيع أن تتخيل المشكلة، ما هو التغيير المطلوب إدارته؟ غالبا لن تعرف حتى تجرب بنفسك، وحتى بعد التجربة سوف تختصر معنى إدارة التغيير من خلال تجربتك أنت وبالتالي سوف تضع كل تركيزك عليها في المرة المقبلة والتي سوف تفاجأك بنوعية أخرى من التغيير الذي قد يستدعي إدارة جديدة وجيدة لتخطيه.

إذا نحن أمام قضية يجب مناقشتها بشكل مختلف عما تم مناقشتها في السابق وفي رأيي أن يتم التركيز على المواضيع التالية التي قد تنظر للموضوع من مكان اعلى قليلا بحيث تترك مساحة لأن يخضع أي تحدي جديد لواحد منها، التالي هو خلاصة ما وصلت إليه من أسباب يجب وضعها بحزم أما متخذي القرار قبل البدء في تنفيذ مشروع حلول أعمال وإلا فنصيحتي أن تعيد التفكير كثيرا في خوض هذه المخاطرة، وهذه الاسباب هي:

1- تعريف شروط المشروع والتأكد من فهم الجميع لها،

2- العمل على المشروع التحضيري - التأكد من الجاهزية لتحقيق الشروط،

3- تعيين قائد المشروع المناسب - التأكد من تحقيق الشروط،

4- الإلتزام الكامل من الفريق - تبني تحقيق الشروط،

5- التعاقد الصحيح مع مزود الخدمة - البدء في تحقيق الشروط،

أولا: تعريف شروط المشروع والتأكد من فهم الجميع لها:

قد يسأل البعض، أهذا كل شيء؟ نعم كل شيء فبمجرد تعريفك لشروط واضحة وغير قابلة للتأويل سوف تضع إستثمارك على أول الطريق الصحيح. ودعوني أعطيكم بعض الأمثلة لشروط المشروع،

* أن يتم العمل على نظام قياسي موحد

* أن يقوم النظام بالسيطرة على النقد الموجود على نقاط البيع

* أن تتم المحافظة على العملاء

* أن يتم قراءة تقارير العمليات والنتائج مباشرة،

معظم أصحاب الخبرة والمتمرسين سوف يوافقوني على أن هذه شروط صحيحة ومقبولة، ولكن هنا يقع الخلط بين الشروط والنتائج (ألأهداف).

يجب التفريق بين شروط مشروع وأهداف المشروع يعني أننا إذا نجحنا في تنفيذ المشروع حسب الشروط الموضوعة فسوف تتحقق النتائج المرجوه والتي لا يمنع تعريفها أيضا ولكنها تختلف من مشروع إلى أخر وما أنا بصدده هنا هو الخروج بشروط تضمن مسار المشروع بشكل سريع ومنظم وصحيح للوصول إلى النهاية،

ملاحظات مهمة يجب التنبه لها أثناء تحديد شروط للمشروع:

خبرتك الماضية أنت وفريق عملك سوف تؤثر على نوعية الشروط التي قد توضع تحت النقاش، ولكن تذكر دائما أنك تضع شروط يجب أن (1) يوافق عليها الجميع لاحقا (2) وتكون قابلة للقياس (3) ولا تحتمل تأويلات فلن يكون مقبولا أن تضع شرطا مثلا وهو أن يتم تنفيذ العمل بشكل جيد! ما هو العمل وكيف يمكن قياس كلمة جيد؟.

الشروط التي يجب توافرها في مشاريع تنفيذ تطبيقات حلول إي أر بي:

1- الوقت

أن تحدد وقت كافي للمشروع ليس المطلوب هنا لأن هذا شيء بديهي ولكن هنا يتم الإتفاق بين جميع الاطراف أن في نهاية هذا الوقت سوف يتم إنهاء المشروع مهما كانت النتائج، حتى لو تم تحقيق نسبة أقل من المطلوب فيجب تقبل هذا الوضع وإنهاء المشروع ويمكن إكمال النواقص في مشروع اخر يمر في مراحل مشابهة.

في أحد المشاريع التي قمت بالعمل عليها حدث أننا بدأنا في المشروع بشكل ممتاز وبعد نهاية مرحلة تحديد الإحتياجات طرأت فكرة جديدة للإدارة صاحبة المشروع وهي تحديث إجراءات العمل بالمزامنة مع تطبيق حلول الاعمال والتي كنا نحن الذين نقوم بذلك، لم يكن وقت المشروع بالنسبة لهم ضمن أولوياتهم بل كان الحصول على حل أفضل على حساب الوقت هو الفكرة التي تلمع في أعينهم والحلم الذي أغرى الجميع للتنازل عن كل شيء للحصول عليه، والنتيجة التي لم تكن متوقعة أن المشروع فشل وتوقف عند نهايته بشكل كامل لهذ السبب.

إن عدم تحديد وقت نهاية المشروع يسمح بحدوث متغيرات كثيرة لم تكن مأخوذة في الحسبان سابقا منها خروج بعض الموظفين المؤثرين، تغير في صلاحيات المدراء، توقيع عقود تطوير أخرى تتعارض مع المشروع، إنشغال المستشارين في مشاريع اخرى، تغيير سياسات الأعمال، وغيرها كثير قد لا تخطر على البال، مما يؤدي إلى الدخول في دوامة من المتغيرات يفقد الجميع بسببها السيطرة.

تحديد الوقت هو فن بحد ذاته أحيانا يقع ضحيته الكثير، لأن تحديد الوقت لم يتم بشكل جماعي، فأبجديات التخطيط أن يتم تخطيط المهام التفصيلية حتى يتم الخروج بالتاريخ النهائي، لذلك كان لا بد للخروج بالوقت الصحيح لإنهاء المشروع أن يتم دراسة عملية للمهام التي سوف تنفذ خلال حياة المشروع وهو ما يسمى بتخطيط المشروع وتخطيط الموارد البشرية المعينة على المشروع، ولكني أؤكد أن أحدا لن يعترض على معظم الخطة التي سوف يقدمها مدير المشروع، لماذا؟ لأن لا أحد يستطيع أن يقيس حجم العمل المطوب لتنفيذ مهمة محددة وبالتالي كان لا بد من التسائل كيف أضع وقتا نهائيا للمشروع؟

2- إطار العمل

تطبيق أنظمة إي أر بي تحديدا هي بداية لعملية طويلة من التطوير المستمر إذا أردت أن تقوم بعمل كل شيء من أول ضرية تأكد أنك لن تقوم بعمل شيء.

يجب أن يتناسب إطار العمل، الذي يجب أن يكتب من قبل الشركة المستفيدة وليس من قبل الشركة المنفذه، مع حجم وإمكانيات الشركة، ويجب أن يحتوي على نقاط تمثل عناويين واضحة تبدأ من الرؤية الخاصة بالشركة ومتطلبات الإدارة العليا ثم قائمة بالأقسام وتفصيل المتطلبات على شكل نقاط على مستوى كل قسم أو إدارة.

الخطوة التالية هي وضع وزن لكل نقطة من المتطلبات (إطار العمل) تعبر عن أهمية هذه النقطة وبالتالي يمكن إتخاذ قرار لاحقا عن أولوية عمل النقاط أثناء تنفيذ المشروع،

أيضا يمكن كتابة الشروط التي يعتقد أنها يجب أن توضع في الإتفاق مع مزود الخدمة وباقي فريق العمل،

كتابة المتطلبات شيء مهم جدا، حتى لو كانت متطلباتك بسيطة وسهلة فإن هذ يعتبر أدعى لنجاح المشروع، ولكن للأسف معظم الشركات التي قمت بالعمل معها في مشاريع مشابة لديهم هاجس إسمه (الأفضل)، فهم يريدون أفضل شيء وبالتالي كل شيء، لم يستوعب هؤلاء أن تطبيق مشاريع من هذا القبيل لا يمكن أن يتم بهذه الطريقة، عندما تذهب إلى مطعم سوف تجد قائمة بالطعام المتوفر وعليك أنت أن تختار وبالتالي نجاح أو فشل إختياراتك سوف يحملك عشرون دقيقة من وقتك فقط وقليلا من المال. يجب أن تتأكد أن مشروع من هذا النوع مختلف تماما عن ذلك، برامج حلول الأعمال صممت لخدمة أكبر عدد ممكن من العملاء، لذلك تجد الكثير من الإجراءات والعمليات موجودة وقد لا تتناسب مع متطلباتك ولذلك دور الشركة المنفذة أن تلائم النظام لتناسب مع متطلباتك، والمتطلبات لا يمكنك أن تكون " أعطني أفضل ما عندك" أو "دعني ارى ماذا لديك ومن ثم سوف أختار" ، لذلك يجب أن تحدد ماذا تريد قبل التعاقد مع شركة لتوريد الحل الذي يناسب إحتياجاتك،

عندما يذهب المريض إلى الطبيب فإن المريض يشرح للطبيب معاناته (متطلباته) ويقوم الطبيب بفحص الأسباب والتأكد من تشخيصة وبالتالي يقدم الحل الذي يتناسب مع هذا الداء، لن يذهب عاقل إلى الطبيب ويقول له أعطني كل ما عندك أو أرني ما عندك وأنا سوف أختار ما يناسبني، أليس كذلك؟

أعلم أن هذا الكلام لن يروق للكثيرين من الشركات التي تفكر في خوض تلك التجربة، ولكني وجدت أن معظم المدراء الذين كانت متطلباته غير واضحة من البداية أدت إلى تعثر المشروع.

أيضا من المهم طرح موضوع الإجراءات القياسية والتي عادة ما تتورط كبار الشركات وتنجرف مع تيار تطوير الإجراءات والسياسات الداخلية، وهذا بحد ذاته موضوع جيد ولكني أرى أن تطبيقة يتم بشكل خاطيء جدا، وجود إجراء قياسي في بيئة غير مناسبة سوف يكون حمل لن تستطيع الشركة تحمله خاصة إذا تم عمل هذه الإجراءات من شركات خارجية لا تعلم ماذا يحدث على أرض الواقع داخل هذه الشركة، وأنا نصيحتى لمتخذي القرار في هذا الموضوع أنه بدلا من هدر مبلغ كبير من المال والوقت مقابل أوراق وملفات لن يتم الإستفادة منها يمكن إستثمار مبالغ أقل في تطوير وتدريب فريق العمل لتبني إجراءات العمل القياسية الموجودة في أي نظام إي أر بي، وأما الجزئيات التي لها خصوصية خاصة بمجال عملك فيمكنك عمل ورش داخلية بوجود إشراف من شركة أو شخص ذو خبرة في هذا المجال ليعطي رأيه ويوجه مخرجات هذه الورش حتى تتلائم بقدر الإمكان مع الإجراءات القياسية المعمول بها محليا أو دوليا،

أعلم عشرات الشركات التي دفعت رقما من ستة خانات وأكثر مقابل اوراق وملفات وضعت في خزانة الملفات ولم تفتح بعدها، والسبب في رأيي بسيط ومهم للغاية وهو تفرد الإدارة بإتخاذ قرارات وإتباع وسائل تطوير بعيدا عن فريق العمل أو بمعنى اخر بعيدا عن الواقع وبشكل مفاجيء.

3- أعضاء المشروع،

دعنا نتفق على قاعدة مهمة جدا وهي أن هذا المشروع هو مشروعك أنت والشركة المنفذه سوف تأتي وهدفا الخروج من المشروع بأسرع وقت ممكن، إذا هذا مشروعك أنت ويجب أن تهتم به كإهتمامك بأي قسم من أقسام الشركة، فمثلا لن تعاتب مكتب المراجع القانوني إذا حققت شركتك خسائر في هذا العام، أليس كذلك؟ وفي حالة فشل المشروع فأنت الخاسر الأكبر والملام الوحيد، لذلك يجب أن يتابع المشروع بشكل مستمر من المدير التنفيذي مباشرة.

كثيرون يعتقدون أن مشروعات حلول الأعمال هي مشروعات خاصة بقسم تقنية المعلومات، إذا كان ذلك صحيحا فلماذا لم تسمى حلول تقنية معلومات وسميت حلول أعمال، من أكبر الأخطاء الجسيمة أن يتم التعامل مع المشروع على أنه مشروع تقنية معلومات، أو أن يدار من أحد أعضائة بمعزل عن إدارات الأعمال الموجودة في المنشأة، لذلك كان مهم جدا أن يتم إنشاء لجنة عليا لإدارة المشروع يرأسها مدير أهم إدارة في المنشأة، ألا وهي الإدارة المالية.

إجراءات العمل هي خطوات لتنفيذ عملية متكاملة معينة تنتهي بشكل أو بأخر في الإدارة المالية، لذلك كان لزاما على الإدارة المالية أن تعين مديرا للجنة العليا للمتابعة من أحد أعضائها المهمين بحيث تكون له كامل الصلاحية للبت وإتخاذ القرار،

تعريف أعضاء المشروع من أهم الشروط التي يجب الإهتمام بها وكلما كان الأعضاء هم متخذي القرار في جميع أقسام المنشأة كلما كان أفضل للمشروع، وكذك يجب تعيين مستخدم رئيسي يمثل كل إدارة بحيث يكون هو نقطة الإتصال بين الشركة المنفذة والإدارة التي يمثلها،

بعد تحديد أعضاء اللجنة العليا للمتابعة وهم، رئيس ومستخدم رئيسي لكل إدارة، ويرأس هذه اللجنة مدير الإدارة المالية، يجب أن يأخذ بعين الإعتبار أن هذا الفريق سوف يكون مشغولا لإنجاح هذا المشروع وبالتالي يجب أن يكونوا متفرغين بنسبة تتراوح من 30% - 60% من وقتهم يوميا حتى تضمن نتائج إيجابية وحاسمة.

إذا فإن شروط المشروع هي عبارة عن:

1- الوقت : وقت نهائي لإنهاء المشروع،

2- إطار العمل : يشمل المتطلبات والشروط التي يطلبها الأقسام والإدارات،

3- أعضاء المشروع: الموظفين والمدراء الذين سوف يشكلون أعضاء اللجنة العليا لإدارة المشروع.

وسوف نقوم بإكمال باقي النقاط الخمس التي ذكرناها سابقا كشروط لإنجاح مشروع تطبيق حلول الأعمال،

ثانيا: العمل على المشروع التحضيري - التأكد من الجاهزية لتحقيق الشروط،

بعد ما قمنا بتعريف شروط المشروع كخطوة أولى يجب العمل على هذه الخطوة للتأكد من صلاحية شروط المشروع والتأكد من ملائمتها للواقع وبالتالي فإن هذه الخطوة تعتبر مهمة جدا لتحديد أجوبة نهائية بخصوص شروط المشروع الثلاثة التي ذكرناها سابقا،

كيف سيتم ذلك؟، بكل بساطة يجب أن يتم عمل مشروع تحضيري صغير قد يستغرق أسبوعين إلى أربعة أسابيع يقوم أعضاء اللجنة المعينة سابقا بمراجعة تفصيلية لإطار العمل والخروج بإطار تفصيلي ونهائي ويمكن أن يرفق لاحقا مع وثيقة طلب عرض الأسعار، وبعد الوصول إلى وثيقة إطار عمل متفق عليها من جميع أعضاء اللجنة يتم طلب خطة تنفيذ من الشركات المطبقة توضح المهام المطلوبة لإنهاء المشروع من كلا الطرفين والوقت اللازم لكل مهمة، وبعد مراجعة عدة خطط مقدمة يتم مراجعة العمليات التي سوف يقوم بها فريق العمل الداخلي والذي سوف يدار من قبل اللجنة والتأكد من وجود وقت كاف مقابل كل عملية وفي النهاية يتم أخذ الموافقة النهائية من اللجنة بخصوص قائمة المهام المطلوبة من كل قسم والوقت اللازم لإنهائها ولا ننسى أولوية هذه المهام،

يجب ملاحظة أن أهم ثلاثة مواضيع تستهلك الوقت من فريق عمل الشركة المستفيده من التطبيق هم (1) تجهيز البيانات، (2) تجهيز المتطلبات التفصيلية (3) تجهيز الأرصدة الإفتتاحية،

أما باقي المهام قد تكون قابلة للقياس وممكن ان تأخذ الوقت القياسي لإنهائها، وهنا يجب أن تتخذ اللجنة قرارات جريئة ومهمة بخصوص جاهزية هذه البيانات بحيث إذا لم تكن البيانات جاهزة أو قابلة للتجهيز في فترة معقولة فيجب تأجيل تطبيق هذه الجزيئة من المشروع إلى مشروع أخر أو تأجيل المشروع بالكامل إلى أن يتم التأكد من جاهزية البيانات،

أما بخصوص المتطلبات التفصيلية فقد لا تكون عائقا إذا وجد أشخاص مناسبون متخذي قرار في كل قسم أو إدارة يعلمون ماذا يريدون، وقد تم عمل دورة أولى لهذه العملية في المرحلة السابقة وبالتالي فإن الخطوط العريضة تم الإتفاق عليها وسردها في وثيقة إطار العمل، أما الأرصدة الإفتتاحية فهي عملية سوف تتم في المرحلة الأخيرة من المشروع أو التي قبلها وبالتالي يجب التأكد من ملائمة تاريخ بدء العمل الحي على المشروع مع تاريخ الأرصدة الإفتتاحية التي سوف يقوم فريق العمل بتجهيزها لاحقا بحيث تتزامن بشكل يكون مقبولا من جميع الأطراف.

مهم للغاية أن يتحلى أعضاء المشروع بالشفافية ويقوموا بسرد قائمة بالنواقص أو التحديات التي قد يواجهونها أثناء تنفيذ المشروع في وثيقة المتطلبات مثل " لا توجد ملفات خاصة بالموظفين في الشركة "، قد تعتقد أن هذا أمر هين ويمكن تداركة في وقت قصير اثناء عمل المشروع وقد يكون ذلك صحيحا إذا كان لديك عدد محدود من الموظفين، ولكن إذا كان لديك مائة موظف مثلا وتريد تجميع جميع بياناتهم الشخصية والمالية وارصدتهم الخاصة بالأجازات وغيره في ملفات منظمة فإن موظف واحد قد يستغرق من شخص متفرغ لهذه العملية معدل ساعتين بحيث لن يحتاج إلى الإتصال بأي شخص أخر لأخذ أي معلومة اخرى لاحقا، فإن هذا يعني أنك بحاجة إلى مائتي ساعة عمل، وبمعدل إنجاز خمس ساعات يوميا سوف تنتهي من هذه المهمة بعد شهرين كحد أدنى، ماذا لو كان لديك ألف موظف؟ هل وضعت في حساباتك هذه المدة أثناء تحديد وقت نهاية المشروع؟ وهل منفذ الخدمة على علم بهذه المعلومة ؟، قد يعقد البعض أن إظهار مثل هذه المعلومات قد يغري مزود الخدمة لزيادة السعر وهذا أمر خاطيء لأن مزود الخدمة لن يعمل على تجهيز بياناتك وكل ما هناك أن المشروع سوف يتأخر ويتم فقد السيطرة بسبب غياب معلومة قد لا تعطى أهمية تذكر.

في نهاية هذه الخطوة يتم مراجعة الشروط مرة أخرى ويتم تحديث الوقت النهائي للمشروع وكذلك وثيقة إطار العمل وممكن مراجعة فريق العمل وأعضاء اللجنة بحيث يمكن إضافة أو إستبعاد بعضهم بحسب قدرتهم وتأثيرهم الإيجابي على تنفيذ المشروع، وبهذا يتم التأكد من أن الوقت اللازم للمشروع وقت مناسب لتطبيق متطلبات العمل بوجود أعضاء اللجنة العليا لإدارة المشروع،

ثالثا: تعيين قائد المشروع المناسب - التأكد من تحقيق الشروط،

مدير المشروع من قبل الشركة المستفيدة شخص يجب الإهتمام في دوره وتعريفة بشكل واضح فهو يقوم بمراقبة العمل والتأكد من أن خطة المشروع النهائية تنفذ بشكل سليم مع الإعلان عن مشاكل المشروع أو المخاطر التي قد تحدث في الوقت المناسب ويفضل أن يكون ذو شخصية قيادية. سوف يكون دور مدير المشروع صعبا إذا لم يكن الجميع على مستوى عال من المسؤولية والأهم من ذلك عندما لا يكون الجميع يعلمون ماذا يجري ولماذا يطلب منهم أن يقوموا بمهام معينة وما الغرض من منها، لذلك كان من أهم أدوار مدير المشروع هو وضع الجميع على نفس مستوى المعرفة بحيث يكون فريق العمل على علم بكل المشاكل والمخاطر والإنجازات التي تحدث في المشروع وأعني هنا أعضاء اللجنة العليا لإدارة المشروع،

يجب تحديد دور مدير المشروع بشكل واضح لجميع الأطراف حتى لا يتم تحميله أكبر مما يجب، فمدير المشروع له مسؤولية رئيسية واحدة وهي أن يتأكد من أن الأمور تجري على ما يرام، ليس من مسؤوليته أن يتخذ قرار مثلا في متطلبات خاصة بإدارة المشتريات وليس من مهامة أن يعطي إجراءات تخص إدارة المبيعات لأن هذا دور شخص أخر، المهم أن يكون واضح وصارم في حالة تم تجاوز أحد الأمور الثلاثة المعروفة وهي الوقت أو الجودة أو التكلفة والتي عرفت مسبقا بشكل واضح ضمن خطة واضحة وهدف واضح، ومن هنا تأتي وضوح مهمة مدير المشروع حيث أنه لن يعاني من تعريف كثير من الأمور تم تعريفها والإتفاق عليها سابقا في المشروع التحضيري،

وجود خبرة سابقة لمدير المشروع سوف تجعله قائد أكثر من كونه مدير وعدم وجود خبرة سوف يجعله مدير يقوم بردود فعل وسلبي أكثر منه مبادر وإيجابي.

رابعا: االإلتزام الكامل من الفريق - تبني تحقيق الشروط،

الأن وبعد أن قمنا بمعرفة شروط المشروع، وقمنا بالتأكد من جاهزية الشركة لتحقيق هذه الشروط وكذلك تم تعيين مدير للمشروع فإن هذه الخطوة تعتبر خطوة الإستعداد للإنطلاق.

العنصر البشري في مشاريع من هذا النوع تعتبر العمود الأساس وعالميا يعتبر المورد البشري أهم عنصر مؤثر في إنجاح أو إفشال هذه المشاريع، لذلك يجب التأكد من إلتزام كل أعضاء اللجنة العليا للمشروع لتحقيق الشروط.

دعني أعيد الجملة مرة أخرى " إلتزام كل أعضاء اللجنة العليا للمشروع لتحقيق الشروط "، لاحظ أنني لم أطلب إلتزامهم في إنجاح المشروع ولكني واثق أن تحقيق الشروط كفيلة بإنجاحة.

ماذا يعني ذلك؟ كما قلت سابقا المتغيرات كثيرة وأنا هنا أحاول قدر الإمكان تثبيت عنصر مهم جدا وهو العنصر البشري بحيث مهما حدثت متغيرات أخرى يمكن السيطرة عليها إذا كان فريق العمل بكامل طاقته والتزامه.

الإلتزام في وجة نظري يجب أن يكون مكتوبا ومعلنا وهو بمثابة قسم الطبيب عند مزاولة مهنته، وبإختصار فإن الإلتزام هو عبارة عن وعد ببذل قصارى الجهد من الجميع لإنهاء جميع المتطلبات المذكورة في إطار العمل قبل إنتهاء الوقت المحدد لذلك وإعطاء ذلك اولوية اولى.

دعني اذكر هنا أن هذا المشروع عبارة عن مباراة كرة قدم نهائية على الكأس والفوز هو أن تحقق كل ما ذكر في إطار العمل خلال تسعون دقيقة، وغير ذلك لن يسمى فوزا.

هل سبق أن رأيت أحدا يحاول إحراز هدفا بعد أن يطلق الحكم الصافرة؟

خامسا: التعاقد الصحيح مع مزود الخدمة - البدء في تحقيق الشروط،

إختيار شركة إستشارية تقوم بالإشراف على التطبيق وتقديم الإستشارات الفنية، عملية حساسة وصعبة، ولكن هناك معايير معروفة يتخذها قسم تقنية المعلومات وقسم المشتريات بإشراف المدير العام أو المدير المالي للوصول إلى أفضل إثنين أو ثلاثة من المتقدمين، ولكني لن أناقش هنا ألية الإختيار وطرق التقييم حيث أن هذه الأمور قد تكون روتينية ولكني سوف أطرح هنا بعض النقاط التي لا تستدعي إنتباه القائم على التقييم بحيث يأخذ ذلك في الحسبان.

أنت الأن في وضع يسمح لك أن تعلن أنك على علم بما تريد وخلال فترة زمنية محددة ولديك الكادر البشري الذي سوف يقوم بذلك، فبالتالي لا يوجد أي مبرر لتأخر المشروع ولا أي مبرر لوجود أوقات غير مستغلة وتكون سببا لأن يقلق مزود الخدمة أو يشعر بالخطر نتيجة لذلك وبالتالي وجب عليك أن تضع هذه الشروط أمام مزود الخدمة وأن تتحمل أنت مسؤولية معه:

- أن يكون فريق العمل بما فيهم مدير المشروع يعملون بشكل مخصص لهذا المشروع،

- أخذ الإلتزام من إدارة الشركة المنفذة وفريق عملهم بالشروط المتفق عليها سابقا،

- التأكيد على أن المشروع سوف ينتهي في وقته مهما كانت الاسباب، وسوف يتم تقييم العمل على نسبة ما تم إنجازه من إطار العمل، ولك أن تحدد نسبة إنجاز تحقق لك النتيجة المرجوة ونسبة أخرى تحاسب عليها الشركة المنفذة،

- كلما كان عدد المستشارين يتناسب مع عدد المستخدمين الرئيسيين كلما تم إنجاز المهام بشكل متوازي.

- ضع أجرا إضافيا مغريا إذا تم الإنتهاء من أكبر نسبة ممكنه من إطار العمل في الوقت المحدد،

- ضع خطة بديلة في حالة إخفاق مزود الخدمة من توريد المهام حسب الخطة ودع مزود الخدمة يعلم بذلك بالتفصيل

- أعطي مزود الخدمة ثلاثة فرص فقط إذا تأخر عن توريد المهام المخطط لها، وبعدها يجب أن تنهي الإتفاق مباشرة وإحضار البديل الثاني،

- معظم منهجيات العمل صممت على إفتراض وواقع، الإفتراض أنك غير جاهز والواقع أن النظام يحتاج إلى تعديلات ليتلائم مع إحتياجاتك، لا تتبع منهجية عمل تقوم على ذلك، ببساطة يجب أن تراعي منهجية تقوم على (1) أن يتم فهم إطار العمل والإحتياجات من قبل الشركة المنفذة وتوثيقها بشكل مختصر (2) عمل تدريب ومحاكاة مع المستخدمين بين المتطلبات والنظام والتدريب المكثف لكل إجراء مع مراعاة إتباع الإجراءات الإفتراضية قدر الإمكان (3) التشغيل الحي للنظام في اسرع وقت ممكن (4) المتابعة المستمرة للتشغيل ومن ثم التوثيق،

بإختصار هل يمكنك أن تسافر في طائرة يقودها طيار درس الطيران لمدة ثلاثمائة ساعة ولكنه لم يحلق بطائرة سابقا؟!

لن يتم تشغيل النظام إلا بعد ساعات كافية من التدريب والتجرية. لذلك يجب إعطاء التدريب والتجربة أولوية أولى والوقت الأكثر مع مراعاة المدة الزمنية المناسبة لكل مرحلة.

أخيرا يجب توضيح مبدأ مهم وهو أن حلول الأعمال هي عبارة عن أداة تستخدم لإنجاز العمل بشكل أفضل، نفس الأداة يتم إستخدامها من شركات متعددة للوصول إلى العمل بشكل أفضل ولكن هذا الأفضل يختلف من شركة إلى أخرى حسب تعريفهم، لذلك ومع مرور الوقت سوف تجد أن الافضل لك الأن أصبح هناك أفضل منه لاحقا لذلك يجب أن تتفهم أن إحتياجاتك وطوحاتك وأولياتك سوف تتغير مع الوقت لذلك إعمل حسابك أن تخصص ميزانية ووقت وفريق عمل يقوم بذلك كل سنة في فترة قصيرة مقارنة مع فترة المشروع الاصلي وإلا سوف يأتي يوم تفقد فيه لياقتك ولن تستطيع أن تخوض مباراة على كأس النجاح مرة اخرى.

#Business